Ngay sau khi phong trào thực hành 5S tại nơi làm việc của Phòng Chứng nhận được áp dụng thành công và lan tỏa trong toàn Công ty, Ban lãnh đạo VinaCert đã đồng ý để Công đoàn Công ty phát động cuộc thi “Nơi làm việc Khoa học – Sáng tạo – Thư giãn” đến toàn thể Công đoàn viên. Đây cũng là một trong những hoạt động thiết thực của Ban Chấp hành Công đoàn nhân hướng tới kỷ niệm 10 năm Ngày thành lập VinaCert (25/7/2007-25/7/2017).
Theo chị Nguyễn Thị Thu Hải, Chủ tịch Công đoàn VinaCert: “Một không gian làm việc được thiết kế tối ưu phải đảm bảo các yếu tố khoa học, thư giãn và sáng tạo tại nơi làm việc. Nơi làm việc sẽ tạo thành một không gian mở, thoáng mát,… vừa giúp các Công đoàn viên giảm áp lực công việc, giảm sự mệt mỏi do công việc gây ra và đảm bảo sức khỏe thể chất cho bản thân mỗi nhân viên”.
Cuộc thi được phát động từ ngày 14/04/2017 đến nay đã thu hút toàn thể Công đoàn viên tham gia thực hiện vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc của cá nhân, bao gồm: Bàn làm việc; không gian làm việc; tuân thủ quy định về trang phục làm việc (đối với nhân viên kiểm tra đánh giá hiện trường, kỹ thuật viên phòng thử nghiệm)…
Theo đó, tất cả các công đoàn viên thực hiện vệ sinh khu vực làm việc của cá nhân hàng ngày vào buổi sáng trước khi làm việc và sau khi kết thúc ngày làm việc. Trước khi hết giờ làm việc vào sáng thứ 7 hàng tuần, các bộ phận tiếp tục bố trí thời gian và nhân sự thực hiện tổng vệ sinh toàn bộ nơi làm việc của bộ phận.
Để chấm điểm một cách khách quan, 6 thành viên Ban Chấp hành (BCH) Công đoàn gồm các Tổ trưởng tổ Công đoàn Trụ sở VinaCert Hà Nội; Chi nhánh VinaCert tại Tp. Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Đà Nẵng và Hải Phòng đã thực hiện việc thu thập bằng chứng bằng cách chụp ảnh, quay clip ngẫu nhiên nơi làm việc, trang phục, tác phong của công đoàn viên, bộ phận, chi nhánh một cách đột xuất trong khoảng thời gian từ 8h sáng đến 18h chiều. Hình ảnh và video sau đó được chuyển về BCH công đoàn trước ngày 27 hàng tháng để đánh giá bình chọn.
Hội đồng đánh giá do anh Doãn Viết Lâm, Phó Chủ tịch Công đoàn VinaCert làm Chủ tịch cùng thư ký là chị Bùi Thị Huyền Trang đã xây dựng và được BCH Công đoàn thông qua “Bộ tiêu chí đánh giá” gồm: Việc chấp hành thực hiện vệ sinh nơi làm việc; bố trí không gian làm việc một cách khoa học, sáng tạo…
Trên cơ sở bộ tiêu chí, các thành viên Hội đồng đánh giá sẽ bỏ phiếu bầu chọn và tìm ra những hình ảnh về không gian nơi làm việc của cá nhân, bộ phận và chi nhánh đẹp nhất (hay tệ nhất) để tuyên dương và nhắc nhở hàng tháng.
Về cơ cấu giải thưởng. Đối với những hình ảnh đẹp nhất về nơi làm việc của cá nhân đảm bảo tiêu chí: Khoa học, sạch sẽ, không gian đẹp, chủ nhân của nơi làm việc đó sẽ được tuyên dương trước toàn công ty, nhận 1 phần thưởng trị giá 200.000 đồng, nhận 01 miếng dán mặt cười cho góc làm việc và được ghi nhận thông qua việc lưu hồ sơ đánh giá Công đoàn viên hàng năm.
Ngược lại đối với những nơi làm việc bừa bộn, bẩn, mất vệ sinh được các thành viên BCH Công đoàn ghi nhận tại thời gian chup ảnh, chủ nhân của nơi làm việc đó sẽ nhận 01 miếng dán mặt khóc cho góc làm việc; phải dọn vệ sinh nơi làm việc của mình và bị phạt 3 ngày trực nhật tại nơi làm việc của bộ phận. Hình thức phạt cũng được BCH Công đoàn lưu hồ sơ đánh giá Công đoàn viên cuối năm.
Đối với các bộ phận, Chi nhánh: Hình ảnh đẹp nhất về không gian làm việc khoa học, sạch sẽ, đẹp, ấn tượng,… sẽ được tuyên dương trước toàn công ty; nhận 1 phần thưởng trị giá 500.000 đồng và Giấy chứng nhận tuyên dương. Ngược lại, bộ phận, chi nhánh nào có hình ảnh nơi làm việc bừa bộn, mất vệ sinh, hình ảnh truyền thông có lỗi,… sẽ bị nêu tên trong toàn công ty và bộ phận, chi nhánh đó sẽ phải lập kế hoạch tổng vệ sinh.
Do đặc thù là tổ chức đầu tiên và duy nhất của Việt Nam có đến 3 Phòng thử nghiệm đạt công nhận quốc tế về năng lực thử nghiệm, nên “Nơi làm việc Khoa học – Sáng tạo – Thư giãn” tại hệ thống các phòng thử nghiệm của VinaCert được Hội đồng đánh giá trưng cầu ý kiến của các nhóm chuyên môn trước khi đưa ra kết luận cuối cùng.
Kết quả bước đầu thực hiện cuộc thi, Ban tổ chức đã lựa chọn được các Công đoàn viên tiêu biểu: Bùi Thị Huế, nhân viên bộ phận IRC-VP Hà Nội (tháng 4); Đặng Thị Hồng Hạnh, Giám đốc Chi nhánh VinaCert tại Đà Nẵng (tháng 5) và Nguyễn Thị Huệ, Giám đốc Chi nhánh VinaCert tại Cần Thơ (tháng 6) để tuyên dương, trao thưởng vì có “Nơi làm việc Khoa học – Sáng tạo – Thư giãn” đạt tiêu chí.
Ban tổ chức cũng đã lựa chọn được các bộ phận, chi nhánh có hình ảnh đẹp nhất: Chi nhánh VinaCert tại Tp.Hồ Chí Minh (tháng 4); Phòng Phát triển dịch vụ thử nghiệm (tháng 5) và Nhóm Cổ điển thuộc PTN 1 của VinaCert tại Hà Nội (tháng 6).
Phần thưởng về vật chất tuy không lớn nhưng qua 3 tháng phát động cuộc thi, thói quen và nền nếp tạo nên không gian làm việc khoa học, sáng tạo, thư giãn của các Công đoàn viên VinaCert đã được duy trì và củng cố. Đây là tiền đề quan trọng để các Công đoàn viên phát huy cao nhất hiệu quả, chất lượng công việc, đóng góp cho sự phát triển bền vững của tổ chức chứng nhận hàng đầu như VinaCert.