Mỗi nhân viên, mỗi phòng ban là một mắt xích công việc (30/07/2020)

Cuộc thi “Viết về những yếu kém trong hoạt động của VinaCert giai đoạn 2017-2020” đã khép lại với rất nhiều bài dự thi có chất lượng, tâm huyết vì sự phát triển bền vững của VinaCert. Văn phòng xin dẫn đăng bài dự thi đoạt giải Ba của tác giả có mã số VICB.112

Sau hơn 2 năm làm việc tại VinaCert trải qua một số vị trí công tác khác nhau, về cơ bản, Tôi nắm bắt được quy trình công việc của một số phòng/ban. Cảm nhận của Tôi, VinaCert môi trường làm việc rất chuyên nghiệp, nhân sự trẻ trung, năng động, văn hóa Công ty rất đặc thù, đa dạng, đồng nghiệp thân thiện, lãnh đạo có Tâm. Tôi cảm thấy biết ơn và may mắn khi được làm việc, cống hiến cho một tổ chức tư nhân như vậy.

Bên cạnh những ưu điểm, trên quan điểm của mình, Tôi nhận thấy VinaCert còn các yếu kém sau:

I. Yếu kém chung

1. Cơ chế nhân sự, phân công công việc (ở cả các vị trí chủ chốt và cả nhân viên) liên tục thay đổi

Dẫn chứng: Lãnh đạo và nhân viên Phòng thử nghiệm; Văn phòng, Phòng Kinh doanh, liên tụcbiến động về nhân sự.

2. Phòng ban thành lập rồi giải thể

Dẫn chứng: Phòng nghiên cứu và Phát triển; Bộ phận QA

3. Phân công công việc không theo năng lực chuyên môn

- Nhân sự có năng lực ISO 15189 nhưng lại đang được giao làm ISO/IEC 17025.

4. Một số Khách hàng phàn nàn: Dịch vụ VinaCert càng ngày càng đi xuống, giá cả không cạnh tranh.

5. Các phòng ban không phối hợp toàn diện với nhau để hoàn thành công việc tốt nhất và mang lại lợi ích cao nhất.

Phòng Chứng nhận đã được chỉ định chứng nhận hợp quy thuốc thú y, thuốc BVTV, chế phẩm xử lý môi trường nuôi thủy sản nhưng năng lực của Lab chưa kịp thời đáp ứng.

Đề xuất giải pháp

- Phòng thử nghiệm cần nhanh chóng triển khai phương pháp mới để đáp ứng nhu cầu của dịch vụ chứng nhận.

6. Nhân viên trong công ty không biết hết nhau, chưa biết hết dịch vụ của VinaCert

Nhân viên làm việc tại Phòng thử nghiệm không biết hết tên nhân sự các phòng ban khác cũng như các Cô, Chú trong Hội đồng Cố vấn, không hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng ban khác, mối liên hệ giữa các phòng ban và cũng không hiểu hết về các lĩnh vực dịch vụ của VinaCert.

7. Hệ thống Phần mềm thử nghiệm đang xây dựng mới, ảnh hưởng nhiều đến công việc trong thời gian chuyển tiếp sử dụng: Phần mềm mới đôi khi vẫn có lỗi.

II. Yếu kém của từng bộ phận và dẫn chứng

1. Thử nghiệm

- Nhân viên chưa phát huy hết khả năng: Có trường hợp nhân viên chưa có cơ hội phát huy hết khả năng, sở trường đã xin nghỉ việc.

- Năng lực nhân viên còn hạn chế: Triển khai nhiều phương pháp thử ở nhiều lĩnh vực => Trình độ chuyên môn của nhân viên thử nghiệm chưa theo kịp.

- Lãnh đạo không thống nhất: Trưởng Phòng thử nghiệm 1 Trưởng Ban QA không thống nhất, dẫn đến phát sinh mâu thuẫn trong việc phát triển phương pháp thử mới.

- Năng lực của Lab chưa đáp ứng đủ nhu cầu của Chứng nhận.

Đề xuất giải pháp

- Tập trung triển khai phương pháp thử mới.

2. Chứng nhận.

- Xử lý hồ sơ chậm, chưa sát sao: Trao đổi thông tin với khách hàng, chốt lịch đánh giá và tổ chức đoàn đánh giá (Trường hợp Công ty TNHH Gold Coin Feedmill Hà Nam).

- Phản hồi khách hàng chậm: Chăm sóc khách hàng liên hệ với Khách hàng để chuẩn bị hồ sơ cho tái chứng nhận thì Khách hàng phản hồi là đã gửi TCCS cho nhân viên Phòng Chứng nhận xem giúp nhưng chậm phản hồi lại với Khách hàng.

- Nội bộ không thống nhất thông tin trả lời khách hàng về việc lấy mẫu giám sát các sản phẩm mới bổ sung trong đợt giám sát.

Đề xuất giải pháp

- Phòng Chứng nhận họp nội bộ để thống nhất cách hiểu thực hiện dựa trên quy định của văn bản pháp luật.

3. Chăm sóc khách hàng

- Chưa đủ kiến thức về tất cả các lĩnh vực dịch vụ của VinaCert;

- Chưa có kinh nghiệm và chưa được đào tạo kỹ năng giao tiếp, thuyết phục Khách hàng;

- Chưa phân định chức năng nhiệm vụ rõ ràng;

- Bản thân Tôi nhận thấy bản thân chưa đủ kiến thức về các lĩnh vực, nhiều trường hợp khi đang trao đổi, Khách hàng hỏi không trả lời luôn được, lại phải tìm hiểu và xin ý kiến chuyên gia, làm mất thời gian của Khách hàng và đây cũng là một trong nhiều nguyên nhân khiến khách hàng không hài lòng.

Đề xuất giải pháp

- Giải quyết triệt để mọi trường hợp để tích lũy kinh nghiệm, rút ra bài học qua từng trường hợp cụ thể;

- Tự tìm hiểu, trau dồi kiến thức;

- Tham gia các lớp đào tạo;

4. Một số trường hợp khác

Chuyển tin nội bộ theo đường vòng

Ví dụ: Khách hàng gửi khiếu nại kết quả chỉ tiêu Phopho, đường đi thông tin như sau:

+ Khách hàng => Sale Sài Gòn

+ Sale Sài Gòn => Nhận mẫu Phòng thử nghiệm 3 (email có đồng gửi tới Trưởng Phòng thử nghiệm 3)

+ Nhận mẫu Phòng thử nghiệm 3 => Phòng Chăm sóc khách hàng

+ Phòng Chăm sóc khách hàng => Trưởng Phòng thử nghiệm 3.

Đề xuất giải pháp: Sale Sài Gòn gửi thẳng thông tin cho Phòng Chăm sóc khách hàng.

Trên đây là một số yếu kém trong hoạt động của VinaCert, hy vọng những phát hiện và đề xuất của Tôi có thể góp phần vào công cuộc cải cách hoạt động của Công ty, vì một VinaCert ngày một phát triển và thịnh vượng.

VP VinaCert

Share on Facebook   Share on Twitter Share on Google Share on Buzz
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà 130 Nguyễn Đức Cảnh, Tương Mai, Hoàng Mai, Tp. Hà Nội
Điện thoại: 0243.634.1933
Fax: 0243.634.1137
Email: sale@vinacert.vn
Giấy phép đăng ký kinh doanh số:
0102152121
Cấp ngày: 18/05/2016 " cấp lần 4"
Tại Sở KH& Đầu tư TP.Hà Nội.
Bản quyền © 2007 - Thuộc về Công ty CP Chứng nhận và Giám định VinaCert
Đang online: 25
Tổng truy cập: 7218610